採用担当が1人の会社で、
何を手放し何を残すか

採用担当が1人の会社では、全部をやろうとした月から崩れます。崩れる原因は能力ではなく、手放す判断を誰もしていないことです。残す作業と渡す作業を分け、月のどこに置くかまで決める手順を書きます。

崩れるのは、忙しさではなく順番

1人で採用を回している会社で起きるのは、求人票の修正が後回しになり、面接の日程調整に半日が溶け、内定者への連絡が週をまたぐ、という流れです。どれも単体では小さい。小さいまま積み上がって、応募から面接までの日数が伸びます。先に手をつけるべきは作業の速さではなく、作業の仕分けです。

渡せる作業と、渡せない作業

仕分けの基準は一つです。やり直しがきくか、きかないか。日程を一度間違えても謝って組み直せます。見送りの連絡を一週間放置した印象は戻りません。この線で並べると、迷う作業が減ります。

渡す作業を書き出したら、受け手を名前で決めます。「手が空いた人」では戻ってきます。週に何分かかる作業かも一緒に伝えると、引き受ける側が予定を組めます。

二つのやり方を比べる

1人体制の立て直しには、大きく二つの方向があります。どちらが正しいかではなく、自社の採用人数と時期で選びます。

どちらを選んでも、面接の判断と候補者への連絡は担当の手元に残ります。ここまで外に出すと、入社後に現場との話が合わなくなります。

月を四つに割って置く

仕分けただけでは動きません。週ごとに何をする月なのかを決めます。採用人数が月に一、二名なら、この程度の粗さで足ります。

• 第1週：求人票の見直しと、現場への募集状況の共有。ここでしか文面は触らない
• 第2週・第3週：面接に集中させる。この二週は他の採用作業を入れない
• 第4週：見送りと内定の連絡、記録の更新、翌月の面接枠を確保する
• 毎週決まった曜日に30分、応募者の滞留を確認する時間を取る

面接を二週に寄せると、現場の管理職にも予定を押さえてもらいやすくなります。「来週どこか空いていますか」を毎回繰り返すより、先に枠を取る方が早い。

現場への頼み方を書き換える

1人で回す会社ほど、現場への依頼が曖昧になります。曖昧な依頼は戻ってきません。期限と作業量を文に入れます。

頼む側が作業量を示せば、相手は断るか受けるかを即決できます。返事が遅い依頼は、たいてい中身が見えていません。

大きな体制変更は要りません。三つで足ります。一つ、今やっている採用作業を紙に書き出し、やり直しがきくものに印をつける。二つ、印のついた作業の受け手を名前で決め、手順を一枚にして渡す。三つ、来月の面接を二週に寄せ、現場の予定を先に押さえる。この三つを終えた月から、候補者への返信が遅れる回数が減ります。採用の体制は、人を増やす前に順番を決めるところから変わります。