大学の部へ直接連絡する前に、
潰しておく断り文句

大学の部に直接声をかける採用は、手間はかかるが接点は濃い。断られるのは熱意が足りないからではない。相手の予定と判断材料が揃っていないからだ。連絡の前から訪問の後までを、五つの手順に分けて整理する。

手順1. 相手の一年を調べてから連絡する

連絡する時期は、採用計画ではなく部の一年で決まる。リーグ戦の最中や大会の直前に届いた連絡は、読まれないまま流れる。最初にやるのは競技ごとの日程を調べることだ。主要な大会の時期と、四年生が退く月が分かれば、動ける期間は自然に絞られる。窓口も先に確かめる。監督が進路をすべて見ている部もあれば、コーチや学生の主務が実務を担う部もある。

• 主要なリーグ戦と全国大会の時期
• 四年生が競技を退く月
• 進路の相談を実際に受けている人
• 企業の見学や説明を過去に受け入れているか

手順2. 断られる理由を先に書き出す

断りの言葉はその場で生まれない。相手は過去に受けた依頼の経験から判断している。想定される断り文句を四つほど先に書き出し、それぞれに返す材料を用意する。材料は言葉ではなく、紙と日程だ。

手順3. 最初の連絡は一枚にまとめる

最初の連絡は、長さで熱意を示さない。読んだ人が五分で判断できる量にする。郵送でも電話でも、伝える中身は次の三つに絞る。

手順4. 訪問では決めることを一つに絞る

訪問の場で採用の約束を取ろうとすると、話が重くなる。初回に決めるのは次の一歩だけでいい。掲示の可否、見学の受け入れ、次に会う日。どれか一つが決まれば、その訪問は成功だ。帰り際に、決まったことと次の連絡日を口頭で確認する。その日のうちに短い礼状を送り、決まった内容を一行で書き添える。

手順5. 三か月で続けるかを決める

一度の訪問で結果が出る部は少ない。続けるかどうかは、感触ではなく記録で決める。訪問日、話した相手、決まったこと、次の予定を一枚に残す。三か月後に見返し、次の一歩が二度続けて決まらなかった部は、連絡の間隔を空ける。空いた時間は、返事のあった部に寄せる。

挨拶から始まる文は、用件が最後に来る。読む側は用件から読む。時期、対象、所要時間、相手の負担をこの順で先に置く。